| 1. NECESIDADES DEL NEGOCIO |
¿Qué necesitan sus clientes? |
| ¿Qué necesita comprar su negocio? |
| 2. INFORMACIÓN SOBRE DIFERENTES PROVEEDORES |
Lista de proovedores |
| ¿El proveedor suele entregar a tiempo? |
| ¿El proveedor acepta productos o materiales devueltos? |
| Qué tan responsable es el proveedor en cuanto a la calidad de los productos o materiales? |
| 3. PREGUNTAS QUE DEBE REALIZAR A CADA PROVEEDOR |
¿Posee el proveedor la calidad y cantidad que Ud. necesita? |
| ¿Cuál es la menor cantidad que puede comprar? |
| ¿Es necesario pagar en efectivo o se puede tener un crédito? |
| ¿Cuánto crédito se puede obtener? |
| ¿Qué tan pronto tiene que pagar Ud.? |
| ¿Se pueden obtener descuentos si compra grandes cantidades o paga de forma rápida? |
| ¿Cuánto descuento se puede obtener? |
| ¿El proveedor hará la entrega a su negocio? |
| ¿Qué tan pronto después del pedido efectuarán la entrega? |
| ¿Se paga por el transporte o la entrega es gratis? |
| 4. NEGOCIE LAS CONDICIONES Y ESCOJA A LOS MEJORES PROOVEDORES FIRME EL CONTRATO Y HAGA EL PEDIDO |
ANEXO 1: COTIZACIÓN. |
| 5. DECARGUE EL MÓDELO DE CONTRATO Y FÍRMELO |
El contrato debe incluír:
• Los productos que se provee
• El calendario de entrega
• Las responsabilidades tanto del proveedor como del cliente
• Las disposiciones relativas al cumplimiento jurídico y normativo
• Las condiciones de pago
• Cómo se solucionará las disputas
• Disposiciones de confidencialidad y de no divulgación
• Condiciones de terminación. |
| 6. REALIZAR EL PEDIDO |
Hacer el pedido: Si los proveedores no tienen formularios de pedido, cree uno propio. ANEXO 2: PEDIDO |
| RECIBA Y VERIFIQUE LOS PRODUCTOS INMEDIATAMENTE |
Cuando Ud. recibe sus productos:
• Verifique los productos contra la nota de entrega/factura
• Luego, verifique la nota de entrega o factura contra su orden, compruebe que haya recibido todo lo que pidió y que haya recibido de su entrega a tiempo.Antes de firmar la nota de entrega/factura, asegúrese
de que haya recibido: • Los productos que Ud. pidió, • La cantidad que Ud. pidió, • Productos en buen estado. Si algo está mal, quéjese de inmediato. No firme la nota de entrega/factura hasta que el problema se haya corregido.
• Póngase en contacto con el proveedor o hable con la persona que efectúa la entrega antes de que él o ella se vaya.
• Escriba su queja en una nota para su proveedor o escriba la queja en la misma nota de entrega.
• Asegúrese de que la persona que efectúa la entrega firme la nota de entrega para indicar que está de acuerdo en que la queja es válida. Esto hace que sea más fácil para Ud. y para el proveedor resolver el asunto. |
| REVISE LA FACTURA Y REALICE EL PAGO |
Asegúrese de que la factura esté correcta. Compare la factura con la nota de entrega. La lista de los productos
debe ser la misma en ambos.
Asegúrese de que:
• Ud. haya recibido todo por lo que Ud. está pagando.
• Los precios y los totales estén correctos, por ejemplo, si el proveedor le prometió un descuento, ¿obtuvo
Ud. el descuento?
Si Ud. piensa que una factura no está correcta, descubra lo que está mal y contacte al proveedor de inmediato.
Discuta el problema con el proveedor y pónganse de acuerdo sobre la mejor manera de solucionarlo. Si realizó
el pago de forma anticipada, entonces cuadre la factura con los artículos que Ud. recibe. Si necesita devolver
cualquier artículo, asegúrese de que Ud. obtenga el reembolso por el precio de ese artículo. |
