1. DECLARACION DE POSTULADOS ETICOS.
1.1 Anteponer los principios éticos al logro de las metas.
1.2 La honestidad y sinceridad.

Estos principios garantizan ante las personas que nos rodean la confianza y seguridad de nuestras actuaciones.
Para cumplir con este principio, es esencial mantener una completa sinceridad con todos los funcionarios de la respectiva Institución donde se labora. Esperándose de ellos la total revelación de los hechos y la oportuna identificación de problemas reales o potenciales, que en un momento dado se presenten o estén por ocurrir.
Igualmente, es necesario tener en cuenta los siguientes puntos, con los cuales se estaría violando este principio:

• Ningún funcionario puede ofrecer o recibir gratificaciones personales, regalos, comisiones, atenciones o cualquier otra forma de remuneración o beneficio para adquirir o influir un negocio o compromiso que involucre a la Institución.
  
• No se deben adquirir compromisos que comprometan a la Institución sin la debida autorización previa.
  
• Todos los compromisos se deben expresar claramente.
  
• Los reportes de gastos deben ser presentados oportuna y exactamente.
  
• Se debe cumplir personalmente con todos los procedimientos y controles de la Institución como también con los requerimientos de seguridad establecidos para la información.
  
• Cuando se tenga conocimiento de cualquier transacción cuestionable o posiblemente ilegal que afecte a la entidad, se debe informar oportunamente sobre estas acciones.

1.3 Equidad

Todas las actividades de los funcionarios de las Instituciones se basan en el compromiso con una justicia total y en el respeto mutuo en las relaciones con los clientes, con los competidores y con las múltiples entidades con las cuales se interactúa.

El trato entre los funcionarios debe ser con respeto, consideración y comprensión.

Se deberá discutir los problemas de trabajo y resolver las diferencias de manera rápida en el convencimiento de que una comunicación plena sobre asuntos de mutuo interés, propicia un ambiente profesional que es fértil para un alto nivel de eficiencia.

Se debe tratar a los clientes actuales y potenciales con igual respeto y sin ninguna clase de tratamiento preferencial. Lo anterior requiere un servicio cortés, conductas de trabajo éticas y el cumplimiento de leyes y costumbres aplicables.

La competencia justa es un mandato legal y ético.

No corresponde a los funcionarios entablar discusiones o llegar a acuerdos con los competidores en relación con las prácticas competitivas. Cuando se tenga duda de cualquier disputa comercial o personal que requiera la asistencia de la entidad en la cual se labora, el asunto deberá referirse al jefe inmediato o al departamento que corresponda.

1.4 Integridad en el uso de los recursos de la Institución.

Se deben tratar todos los recursos, incluyendo el nombre de cada quien, como activos de gran valor y no usarlos de manera que puedan ser interpretados como imprudentes, impropios o para beneficio personal.
El uso de la información y los recursos destinados al proceso y conservación de información debe ajustarse completamente a las normas externas e internas, incluido lo relacionado con la utilización exclusiva del sistema informático que legalmente hayan adquirido las Instituciones.

Los servicios externos que requiera la Institución deben escogerse a partir de la calidad de los mismos o la competitividad de sus tarifas de acuerdo con las políticas de cada entidad.

La competencia por negocios, estará basada en la calidad y precio de los servicios ofrecidos por cada Institución y el beneficio en general que reciban los clientes. No se debe participar en ningún pago o clase de arreglo que viole este principio.

2. MANEJO DE CONFLICTOS DE INTERESES.

Se entiende por conflicto de interés, toda situación de interferencia entre esferas de interés, en las cuales una persona puede sacar provecho para sí o para un tercero, valiéndose de las decisiones que él mismo tome, frente a distintas alternativas de conducta, en razón de la actividad que desarrolla, y cuya realización implicaría la omisión de sus deberes legales, contractuales o morales a los que se encuentra sujeto.

El término, hace relación a una situación en la que tiene lugar la pretensión de uno de los interesados de obtener una ventaja moral o material, frente a la resistencia de otro.

Se podrían identificar, entonces, como elementos de un conflicto de interés los siguientes:

• Una interferencia entre esferas de interés.
  
• Varias alternativas de conducta, dependientes de una decisión propia.
  
• Aprovechamiento de la situación para sí o para un tercero.
• Omisión de un deber legal, contractual o moral.

Los conflictos de interés generan un efecto negativo en la transparencia, equidad y buena fe que deben caracterizar las relaciones de negocios. Por ende, los conflictos de interés se relacionan directamente con cuestiones eminentemente éticas, que pueden o no tener consagración legal.

Los conflictos de interés pueden tener diversas causas, y en su configuración pueden coexistir tantos cruces de intereses divergentes, como los puede haber en una relación comercial. Por lo tanto, es de tal amplitud, que resulta imposible definir todos los casos que se pueden presentar.

En consecuencia, haciendo uso de algunas prescripciones legales, y de la experiencia, se ha procedido a establecer algunas prácticas prohibidas y otras controladas con miras a evitar los conflictos de interés, bajo el entendido de que no comprenden todas las prácticas posibles, sino que representan un instrumento meramente preventivo; y que deben ser interpretadas de acuerdo con las pautas generales que a continuación se formulan:

2.1 Pautas Generales.

2.1.1 Con miras a conservar la confianza y seguridad del público, que son los fundamentos de una sana actividad comercial, la honestidad, la probidad y el cumplimiento de los deberes legales, contractuales y morales, serán los patrones que rijan la conducta de los funcionarios de las Instituciones, dentro y fuera de ellas.

2.1.2 La actividad de los funcionarios se sujetará a la estricta observancia de la ley, y a las regulaciones, políticas y controles internos de la Institución, así como del deber de lealtad que se debe tener para con los clientes, competidores y el público en general.

2.1.3 Siempre que algún funcionario, considere que se encuentra incurso en un conflicto de interés, diferente de los expresamente mencionados en este documento, deberá abstenerse de tomar cualquier decisión, e informar de ello tanto a su jefe inmediato como al correspondiente Departamento Jurídico de la Entidad. En caso de tomar alguna decisión deberá anteponer su obligación de lealtad a su interés propio.

2.1.4 Los clientes actuales y potenciales, así como todas aquellas personas a quienes se sirve, serán tratados todos con igual respeto y consideración, sin que reciban ninguna clase de tratamiento preferencial. Para las Instituciones, la atención esmerada y el servicio al cliente deben ser presupuestos de operación y norma general de conducta, y nunca representarán un privilegio derivado de consideraciones comerciales o de preferencia personal, ni mucho menos la contraprestación por reciprocidades o algún tipo de remuneración indebida.

2.1.5 A nivel interno los funcionarios están obligados a salvaguardar las políticas de la entidad para el otorgamiento de créditos, concesión de sobregiros, abonos a capital por obligaciones, etc., especialmente cuando los mismos se encuentren en cabeza de los funcionarios o de sus parientes, o de sus empresas. En ningún caso, los funcionarios tomarán decisiones respecto de obligaciones que ellos o sus parientes, o sus empresas tengan o deseen tener para con la entidad.

2.1.6 Los administradores evitarán toda operación que pueda generar conflicto de interés.

2.1.7 Los funcionarios se abstendrán de utilizar información privilegiada que repose en la entidad en la cual labora o que conozcan con ocasión de sus funciones, para realizar inversiones o negocios especulativos cuyo resultado positivo esté determinado por tal información.

2.1.8 Siempre que el funcionario, de cualquier rango, se coloque en una situación tal que el desconocimiento de cualquiera de estos deberes de lealtad le genere un provecho a él o a un tercero, se hallará en medio de un conflicto de interés.

2.1.9 Todo acto violatorio de la Ley o reglamentos internos se imputará a los responsables, aún en el caso que los hayan realizado en cumplimiento de órdenes o autorizaciones expresas de sus superiores. En este evento, tales personas estarán también sujetas a la correspondiente sanción disciplinaria.

2.1.10 Los conflictos de interés deberán analizarse de acuerdo con las condiciones particulares de la situación concreta. Los funcionarios deberán presumir que todos los eventos que se mencionan en el presente instructivo son generadores de conflictos de interés, pero si a su juicio lo consideran, podrán demostrar ante su superior, que no sucede tal cosa.

2.1.11 En las entidades en que haya lugar a ello, los funcionarios que tengan participación directa o indirecta en la mesa de dinero de la respectiva entidad, tienen un especial deber de lealtad para con la entidad, por ende deberán abstenerse de realizar actividades que generen un conflicto entre los intereses propios y los de la entidad en la cual labora.
2.1.12 En razón a que las prácticas originadoras de conflictos de interés son múltiples, es deber de los funcionarios atender la definición y pautas aquí trazadas, de forma que siempre que determinen la existencia de un conflicto de interés que no esté expresamente consagrado, se abstengan de ejecutar la práctica u operación que constituya su existencia.

3. PRACTICAS PROHIBIDAS.
Corresponden a situaciones que por sus características son altamente susceptibles de generar conflictos de interés. En virtud de tal razón, en algunos casos la Ley, y en otros las Instituciones, consideran que evitar su práctica contribuye a mantener la transparencia en el desarrollo de los negocios.

4. PRACTICAS CONTROLADAS
Son todas aquellas, que sin estar prohibidas, en virtud de su idoneidad para generar conflictos de interés se hallarán sujetas a controles tanto previos funcionales como posteriores.

NOTA: En virtud de lo definido como prácticas controladas, se recomienda que la entidad introduzca en su reglamentación particular, las actividades que se sujetarán a control, las cuales para su perfeccionamiento requerirán una autorización especial. Así mismo, debe relacionar los funcionarios que estarán cubiertos por las prohibiciones y controles.

4.1 Procedimientos internos de control
Además de los controles previos que se lleven a cabo por la naturaleza de las prácticas controladas, la Auditoría Interna y Externa y los Organismos de Fiscalización o Supervisión, incluirán dentro de sus programas de evaluación de cumplimiento del control interno, todo lo relativo a las prácticas y usos aquí reseñados.